AS Kjølberggaten 1 Protokoll for ordinær generalforsamling 29.05.2024

Sted: Tøyen Skole

32 av 70 mulige stemmegivere var representert.

27 deltok fysisk, 5 var representert ved fullmakt.

Sak 1: Konstituering Valg av møteleder

Valg av to personer for signering av protokoll

Godkjenning av innkalling Kedy Hassani og Aleksander Røe Strømshoved er valgt til signering av protokoll.

Alternativ 1 - Enstemmig vedtatt "Styreleder Monica Aasen velges til møteleder.

Kedy Hassani og Aleksander Røe signerer protokoll med møteleder.

Innkallingen, sakslisten og dagsorden godkjennes.

Disse anses som gyldige i henhold til lover og vedtektene."

Mot: 0 stemmer

Sak 2: Styrets årsrapport

Årsberetning 2023 for AS Kjølberggaten 1

Styret har siden generalforsamling 2023 bestått av:

Monica Aasen Styreleder 2022-2024

Kristian Fredheim styremedlem 2022-2024

Elisabeth Mørland Nesset styremedlem 2022-2024

Malin Rønning styremedlem 2022-2024

Odd Syse styremedlem 2023-2025

Stine Haugen trakk seg som styremedlem pga flytting.

Styrets honorar er kostnadsført i sin helhet med 55.000 NOK (utbetales etter generalforsamlingsvedtak).

Styret har avholdt 6 styremøter i perioden. Det er gjennomført 8 eieroverdragelser, samt overdragelse av en halvpart og en overdragelse med skifterett – totalt 9 ½ overdragelser.

Valgkomité 2023 Eyvind Olafsrud Martin Giset

Vaktmester Faruk Beyoglu har fast stilling i 100% som vaktmester i AS Kjølberggata 1 (økt fra 50% etter vedtak på generalforsamlingen 2023).

Gjennomført generelt vedlikehold av bygården, samt overtatt trappevask.

Forretningsfører Forretningsfører er Nordberg Eiendom AS.

Forretningsfører er kostnadsført med 140.004,- NOK

Revisjon Revisjon er utført ved Unic Revisjon AS.

Revisjon er kostnadsført ved 13.000,- NOK

Ny nettside er utarbeidet av styret og blir presentert på generalforsamling

Link til ny hjemmeside: askjolberggaten1.styret.com

Takinspeksjon Høsten 2023 ble det gjennomført en takinspeksjon, både utvendig ved bruk av lift (drone ikke tillatt), samt innvendig på loftene i samarbeid med Faruk.

Anbefalingen etter denne inspeksjonen er å gjøre noe vedlikehold (egen rapport finnes i styret.com-portalen), men ikke totalrenovering av taket. Det er enkelte lekkasjer rundt beslag, samt observert at takstein mangler. Undertaket virker å være i god tilstand.

Styret har igangsatt forberedelsene til dette vedlikeholdet gjennom Oslo Byggkontroll AS ved Kim Abrahamsen, og deres faglige vurdering og kostnadsestimering planlegges lagt frem i generalforsamlingen (egen sak).

Dette vedlikeholdsarbeidet er ikke tatt med i budsjettforslaget fra styret.

Sykkelskur

Grunnet selskapets økonomiske situasjon med økte renteutgifter og økning i kommunale avgifter, har styret ikke sett at det ville være økonomisk forsvarlig å bygge nytt sykkelskur under denne styreperioden.

Styret har ellers jobbet med innkomne saker, oppfølging av innspill og bidrag til diverse grupperinger i sameiet.

Fortsatt Drift

Styret har lagt fortsatt drift til grunn for avleggelsen av årsregnskapet for 2023.

Investeringene er langsiktig finansiert med lån Borettslaget har brukbar likviditet (vel 1.2mill NOK 31.12.23), til tross for at likviditeten er blitt dårligere de siste årene grunnet økte kostnader (renter/kommunale avgifter) og ingen økning i husleieinntekter.

Første økning av husleie ble foretatt 01.01.24. Da største kostnad i regnskapet er rentekostnader utgjør små renteøkninger en forholdsvis stor konsekvens for husleia.

Styrets anbefaling er å vedlikeholde den likviditeten som selskapet har. Eksemeplvis er kommunale avgifter økt med 144.000,- siden 2022, og rentekostnadene 527.000,- i samme periode.

Disponering av over/underskudd Styret foreslår at overskuddet føres mot annen egenkapital

HMS: Ytre miljø Styret har innledet samarbeid med Oslo Kommune om deling av kostnad knyttet til bygging av plankegjerde mellom deler av vår bakgård og Brinken, med mål om å redusere støy og begrense adkomst til vår bakgård. Estimert kostnad for selskapet er 30.000 NOK. Styret oppfordrer det nye styret til å videreføre dette arbeidet.

Styrets forslag - Enstemmig vedtatt "Styrets rapport angående foregående år tas til etterretning."

Mot: 0 stemmer

Sak 3: Regnskap

Inntekter: 3.045.399,- (mot budsjett 3.027.000) Utgifter: 1.668.981,- (mot budsjett 1.784.000) Resultat: 504.890 (mot budsjett 449.000,-) I tillegg betalte vi 736.129,- i avdrag.

Regnskapet for 2023 viser et resultat som er betydelig lavere enn avdragene betalt til banken. Denne differansen gjenspeiler seg i at vi har tilsvarende mindre (231.239,-) på konto pr. 01.01.24 enn pr. 01.01.23.

Referat fra diskusjon: Kristian Fredheim presenterte regnskapet på vegne av styret. Spørsmål til regnskapet. Spørsmål om hva posten møter/kurs/oppdatering/web består av.

Det ble redegjort for at posten hovedsakelig består av utgifter til styret.com, én styremiddag i året og andre eventuelle utgifter i forbindelse med styrets virke.

Spørsmål om å få oversikt over hvor stor andel av fellesutgiftene den enkelte aksjonær betaler som går til de ulike postene. Svar: Vi har ikke regnskap for hver beboer. Vi har ikke noen detaljerte tall tilgjengelig utover årsoppgaven, dessverre.

Forretningsfører har mer kunnskap om tall, og varmtvannsbetaling kan eventuelt justeres individuelt med

Spørsmål: Hva er egenkapitalen til gården per regnskap. Det ble vist til riktig post i regnskapet.

Spørsmål om hvorfor det er ulike felleskostdnader på leiligheter med tilsvarende areal. Ble vist til størrelse på leilighet og verandautbygging, men tatt til etteretning at dersom noen betaler et annet beløp enn naboer med tilsvarende leiligheter er dette noe Styret gjerne vil vite mer om, slik at summene kan justeres.

 Regnskapet bled godkjent ved akklamasjon.

Styrets forslag - Enstemmig vedtatt "Regnskapet godkjennes og resultatet overføres til Annen egenkapital" Mot: 0 stemmer

Sak 4: Budsjett 2024

Bakgrunn: Budsjettet for 2024 er sterkt preget av økte rentekostnader og økte kommunale avgifter. Dette alene gjør at styret har vedtatt ytterligere økning av "husleie" fra 01.07.24 med 10%. Denne økningen er nødvendig for at fellesskapet skal ha det samme på konto ved årets slutt som ved innføringen av denne økningen (dvs likviditeten vedlikeholdes). Dette kommer i tillegg til økningen av "husleien" i januar 2024. Til informasjon har likviditeten i selskapet blitt dårligere de siste årene da "husleien" ikke ble økt med det samme rentekostnadene økte. Styret ønsker å være på den sikre siden, og sikre god drift samt nødvendig likviditet. Budsjettet er lagt opp "minimalistisk". Dvs. at det ikke er lagt inn noen nye investeringer, og styret har foreslått å innføre betaling for bruk av vaskemaskin/tørketrommel (egen sak) da dette er en relativt stor utgift som ikke benyttes av alle beboere.

Det er tatt høyde for påløpte kostnader, samt forberedende del av takreparasjonen. De sakene som er oppe til behandling på generalforsamling, er ikke lagt inn i budsjettet.

Dersom det vedtas intvesteringer, som medfører kostnaderanbefaler styret å øke husleien tilsvarende. Notater fra møtet: Diverse budsjettposter ble ytterligere belyst etter spørsmål fra salen. Budsjettet ble vedtatt ved akklamsjon.

Alternativ 1 - Enstemmig vedtatt

Budsjettforslag godkjennes Mot: 0 stemmer

Sak 5: Vedtekstendringer

Forslag om vedtektsendring fra styret ang paragraf 13. Side 6 av 14 Årsak: Dagens vedtekter inneholder motstridende setninger om antall styremedlemmer, samt noe urealistiske forskrifter om antall medlemmer.

Slik det står pr nå: § 13 Styret Selskapet skal ledes av et styre på 5 medlemmer, hvorav én skal være leder, én nestleder og én sekretær. Det skal oppnevnes 2 varamedlemmer. Styrets leder velges først. Deretter velges de 3 øvrige medlemmer og til slutt 2 varamedlemmer

Styrets forslag til endring: § 13 Styret Selskapet skal ledes av et styre på 4 medlemmer, hvorav én skal være leder. Det skal oppnevnes 1-2 varamedlemmer. Styrets leder velges først. Deretter velges de 3 øvrige medlemmer og til slutt 1-2 varamedlemmer. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.

Diskusjon under generalforsamlingen:

Spørsmål om hvorvidt dette vil ha innvirkning på styrehonorar. Dette ble besvart med at styrets honorar for det neste styret først settes ved neste generalforsamling.

Spørsmål om hvorvidt det er noen fordeler med å endre antallet styremedlemmer. styret opplyste om at dette kunne gjøre rekrutteringen av et fullsatt styre enklere siden det har vært vanskelig å rekruttere medlemmer til styret de siste årene.

Vedtektsendringen ble vedtatt ved akklamsjon Alternativ 1 - Enstemmig vedtatt Vedtektsendring vedtas Nei: 0 stemmer Ingen vedtektsendring

Sak 6:

Valg av styre Styremedlemmer skal velges på generalforsamling og kandidater vil presentere seg selv under møtet.

Det er behov for 4-5 personer. For å unngå at store deler av styret byttes ut samtidig foreslår valgkomiteen at styreleder velges for 1 år i år. I fremtiden vil styreleder velges for 2 år. 1 styreleder (1 år) 2 ordinære styremedlemmer (2 år) 1-2 vara (2 år)

Dersom du har anledning til å stille kan du i forkant av møtet sende noen ord om deg selv til valgansvarlig martingiset@gmail.com og eyvind89@gmail.com.

Valgt ved akklamsjon

Styreleder (1 år) Kristian Jensen enstemmig

valgt Styremedlem (2 år) (2 posisjoner)

Christine Malnes Mathisen 1. valg - enstemmig

valgt Bjørn Tore Grøntvedt 2. valg - enstemmig

valgt Varamedlem (2 år) (2 posisjoner)

Kamilla Andersen 1. valg - enstemmig valgt

Eyvind Olafsrud 2. valg - enstemmig valgt

Sak 7:

Fastsettelse av styrets honorar Styret foreslår at honorar på 55.000 NOK videreføres for 2024. Vedtatt ved akklamsjon.

Alternativ 1 - Enstemmig vedtatt Styrets forslag vedtas Mot: 0 stemmer

Sak 8:

Valg av revisor og godkjennelse av revisorhonorar Styret foreslår å bruke Unic Revisjon AS med de kostnader det medfører.

Med kostnad som følger av regnskaps- og budsjettforslaget. Vedtatt ved akklasjon. Alternativ 1 - Enstemmig vedtatt Forslag godkjennes Mot: 0 stemmer

Sak 9:

Felles internett Felles internettavtale: Saken gjelder hvorvidt neste styre skal innføre fellesavtale for internett.

Til info har vi hentet inn tilbud slik at beboerne kan se hva en slik endring potensielt medfører. Vi har mottatt tre ulike tilbud fra leverandører. Alle tre fordrer at hele sameiet bytter leverandør. Dermed må dette avgjøres i generalforsamling.

Tilbud 1: Telenor kostnad per måned: 299,- hastighet: 1000/1000 Type: fiber  Gratis de 3 første månedene

NextGentel kostnad per måned: 199,- hastighet: 1000/1000 Type:

fiber GlobalConnect kostnad per måned: 229,- hastighet: 100/100 Type: fiber

Se vedlegg for alle tilbud. Styret foreslår at det vedtas hvorvidt det skal innføres felles internettavtale eller ikke.

Påtroppende styre får isåfall i oppgave å fremforhandle det beste tilbudet. Innspill fra salen om at det i utvelgelsen av nytt tilbud er viktig å huske på å presisere at det må foreligge rimelig oppsigelsestid, at eventuelle skader ved installasjon må unngås og at de eksisterende fiberkabler i gården må ryddes opp i.

Forslaget ble vedtatt ved akklamasjon. Alternativ 1 - Enstemmig vedtatt Det skal innføres felles internettavtale. Mot: 0 stemmer Det skal ikke felles internettavtale.

Sak 10:

Innføring av betalingsordning for vaskeri - Forslag ikke vedtatt Flertallskrav ikke oppnådd, forslag faller Styret foreslår at det innføres en betalingsløsning via Vipps for bruk av vaskeriet.

Forslaget er å ta betalt 10 kroner per vask som betales til forretningsfører via Vipps.

Styret gis tillatelse til å implementere denne endringen i vaskerireglementet. Side 10 av 14 Driftkostnader for vaskeriet var i 2023 på 43 201 kroner.

I 2022 var kostnadene på 54 000 kroner. Med den foreslåtte prisen på 10 kroner per vask vil dette medføre en inntekt på ca 56 000 kroner i året (350 dager i året, 2x8 maskinvask i døgnet). Inntektene justeres i budsjettet. Diskusjon under generalforsamlingne: Det kom frem flere meninger om hvorvidt styrets forslag var ønskelig eller ikke.

Herunder om hvilke fellesgoder man skal spleise på og hvilke de enkelte enhetene selv skal dekke. Det var dessuten flere innspill om at 10 kroner var dyrt, og at betalingsordningen basert på frivillighet kunne skape mistro mellom beboere.

Styret understreket at forslaget gjør det mulig å dekke opp kostnadene til en budsjettpost som per nå finansierer et tilbud flere ikke benytter seg av, at betalingsordning eksisterte i borettslaget før, og at innføring av betaling for vaskeriet gjør kostnadsfordelingen mer rettferdig. Forslaget ble stemt ned med et klart flertall. Mot - 26 stemmer Betalingsordning for vaskeriet innføres ikke. Alternativ 1 - 8 stemmer Betalingsordning for vaskeriet innføres. Totalt antall stemmer: 34

Sak 11: Innkomne saker

Individuell utbygging av loft - Forslag ikke vedtatt Flertallskrav ikke oppnådd, forslag faller

Forslag til vedtaksendring vedrørende utbygging av loft: Generalforsamlingen har tidligere vedtatt utbygging av loftene med betingelsen om at alle beboere har anledning til å bygge ut loftene samtidig. Ettersom det har vist seg vanskelig å samle alle beboerne til utbygging på én gang, foreslås det følgende endringer med gitte rammer og betingelser: Side 11 av 14 Individuell utbygging med gitte rammer: Beboere som ønsker å gjennomføre utbyggingen kan nå gjøre det individuelt, innenfor følgende gitte rammer:

Byggingen må følge de allerede godkjente arkitekttegningene av plan- og bygningsmyndighetene. Utbyggingen må skje innen en angitt tidsfrist, satt til (forslag) 6 måneder innen godkjennelse med minimum 3 måneders nabo varsel. Utbyggingen må følge eventuelle retningslinjer satt av sameiets styre for estetikk og konstruksjon.

Beboere må søke om nødvendige tillatelser og godkjenninger fra relevante myndigheter før arbeidet kan påbegynnes. Den individuelle utbyggingen skal skje på beboerens/utbyggerens eget ansvar og risiko. Opprettholdelse av kollektive regler og vedtak: De kollektive reglene og vedtakene angående utbygging av loftene som allerede er vedtatt, opprettholdes for de beboere som ønsker å vente og delta i en utbygging senere. Koordinering og kommunikasjon:

Sameiets styre oppfordres til å koordinere utbyggingsprosessen og informere alle berørte parter om endringene i vedtaket. Det skal arrangeres informasjonsmøter eller mulighet for individuelle konsultasjoner for å sikre at alle beboere er informert og har muligheten til å stille spørsmål eller komme med innspill.

Søknad om påbegynnelse: Beboere som ønsker å starte utbyggingen må søke om dette hos sameiets styre. Søknadsfristen settes til én gang i året Saken ble fremlagt av for Generalforsamlingen av Blake. Innlegg ble holdt om potensielle konsekvenser for strukturen og hvorvidt utbyggingen skulle være individuell, eller felles. Videre ble det poengtert at individuell utbygging kunne føre til mange ulike bygningstider og prosesser som ville være til sjenanse for naboene.

Avstemming: Forslaget ble stemt ned med betydelig flertall.

Mot - 30 stemmer

Forslaget vedtas ikke. Alternativ 1 - 2 stemmer Forslaget vedtas. Totalt antall stemmer: 32

Sak 12: Opptak av lån for reparasjon av tak Som følge av takinspeksjonen utført høsten 2023 av Oslo Byggkontroll AS ble det oppdaget behov for enkelte reparasjoner. Taket er generelt i god stand, men det er gammelt og krever vedlikehold.

Det er enkelte lekkasjer inn på loftet og disse kan stoppes ved å bytte til bedre beslag, rette på steiner (enkelte steiner mangler). For å gjøre denne jobben kreves stillas. I tillegg anbefaler Oslo Byggkontroll AS å gjøre vedlikehold utvendig på vinduene.

Dette vil innebære skraping/pussing og maling - noe som vil forlenge levetiden til vinduene med 10 år. Gesimsen (overgangen mellom vegg og tak) er veldig utsatt for vanninntrenging, og alle kan se at den er flekkete på grunn av det.

Gesimsen bør repareres og males for å unngå ytterligere nedbryting. Videre fungerer ikke den ene varmekabelen i takrenne/nedløp, og denne kan erstattes enkelt når stillaset er oppe. Styret har kun p.t. mottatt muntlig prisestimat på 3-4mill NOK, men forventer å ha et mer detaljert tilbud å vise til på generalforsamlingen. «Husleien» til hver enkelt vil øke som følge av et låneopptak.

De fremtidige kostnadene vil øke ved å ikke gjøre dette vedlikeholdet. Oslo Byggkontroll AS anbefaler gjennomføring av reparasjon av tak nå.

Saken er bestemt utsatt til senere ekstraordinær generalforsamling. Utsatt behandling - Enstemmig vedtatt Saken besluttes utsatt til senere behandling ved ekstraordinær generalforsamling.

Alternativ 1 Påtroppende styre gis fullmakt til å ta opp lån på inntil 5 mill NOK til reparasjon av tak. Mot: 0 stemmer Side 13 av 14 Vedlikeholdet utsettes med den risiko som medfølger. 

Ordinær generalforsamling 29.05.2024 protokoll.pdf

Navn Dato Hassani, Kedy-Zoraya 2024-06-04 Identifikasjon Hassani, Kedy-Zoraya Navn Dato Strømshoved, Aleksander Røe 2024-06-04